Estilo de trabajo: Organiza tu bandeja de entrada

Jambo, nacida para iluminar. Ahoj, el que precede a la multitud. El cambio es inevitable. O lo anticipamos, o nos adaptamos a él, o lo sufrimos. No sufras tu carrera profesional, constrúyela. A veces lo que necesitas no es más conocimientos, sino un método para aplicar lo que ya sabes. Siempre he sido consciente de mi don para escribir.  Pero fue después de leer What Every Christian Writer Needs to Know (Lo que todo escritor cristiano debe saber), de la profetisa Jennifer Leclaire, y The Scribal anointing (La unción de los escribas), de la profetisa Theresa Harvard Johnson, cuando me di cuenta de cómo podía empezar y, sobre todo, de que no tenía por qué limitarme a un solo género literario.  Que el ESPÍRITU SANTO te guíe hacia las enseñanzas que necesitas.  Sé bendecido(a) a tu llegada y a tu partida.

«Todo lo que tu mano encuentre para hacer con tu fuerza, hazlo; porque no hay obra, ni pensamiento, ni ciencia, ni sabiduría en el lugar de los muertos, adonde vas».         

 ____ Eclesiastés 9:10, LS

Organizar tu buzón de correo electrónico es un hábito que debes adquirir desde los primeros días en el puesto. Nunca es demasiado tarde para corregir el rumbo, pero cuanto antes adquiramos los buenos hábitos, mejor.  Durante los primeros días, descubrimos la empresa, sus actividades, sus profesiones, cómo se organiza y cómo se comunica. Luego descubrimos  las herramientas y nuestras diferentes tareas. Durante este periodo, debemos asimilar, comprender, memorizar y procesar una cierta cantidad de información. Algunos días rozamos la sobrecarga de información (infobesidad o sobreinformación).  Naturalmente, durante esta fase de aprendizaje, adaptación y familiarización, la gestión del buzón de correo electrónico pasa a un segundo plano. Sobre todo porque, en ese momento,  por lo general aún no tenemos la perspectiva suficiente  para evaluar la importancia y la recurrencia de ciertos correos electrónicos o tipos de correos electrónicos. Es comprensible. Sin embargo, el peligro es que, al centrarnos en la familiarización con el puesto, tendemos a descuidar la gestión del puesto, que es más a largo plazo.

Si lo pensamos bien, el correo electrónico no es solo una herramienta de comunicación.  Es una verdadera herramienta de trabajo; nos permite intercambiar, recibir, enviar y conservar información, pero también gestionar nuestro tiempo y nuestras prioridades. La cultura empresarial difiere de una entidad a otra.  En materia de herramientas de comunicación y elaboración de informes, no todas las empresas son iguales.  En unas, la información se encuentra en las herramientas; en otras, en los correos electrónicos y las conversaciones telefónicas. Algunas están equipadas con software y plataformas de comunicación colaborativa (por ejemplo, Skype, Teams, Zoom). Otras disponen de una red social interna (por ejemplo, Ellium, Netfrance, Workplace).  

Los primeros días no recibirás muchos correos electrónicos. Los días se sucederán, pero no serán iguales. Con el paso del tiempo, los correos electrónicos se acumularán. Yo recibo una media de treinta correos electrónicos al día (el doble en las semanas de mayor actividad). Conozco a gente que recibe muchos más.  Una bandeja de entrada inundada de correos sin clasificar puede generar estrés, pérdida de productividad (pérdida de concentración) y pérdida de tiempo. Es cierto que algunos se adaptan a ello sin dificultad, pero son una minoría. A continuación, te doy algunos consejos para evitar esta situación.

1. No mezcles tus funciones (separación)

«Pero todo se haga con decoro y orden» (1 Corintios 14:40).

Tu correo electrónico profesional es profesional y no personal.  Utilizar tu correo electrónico profesional para fines personales, para fines distintos a los previstos en tu contrato de trabajo, es deshonesto. Al hacerlo, expones a tu empleador a la ciberdelincuencia y te dispersas en la gestión de tu tiempo.  Separar los roles significa respetar el tiempo asignado a cada uno y aprender a desconectarse cuando es necesario. Es concederse descansos reales.   Está escrito: «Todo lo puedo en Cristo que me fortalece» (Filipenses 4:13). ¡Amén! También está escrito: «Todo tiene su momento» (Eclesiastés 3:1). ¡Amén también!

2. No opongas tus roles (complementariedad)

«Porque el Señor da sabiduría; de su boca sale el conocimiento y la inteligencia» (Proverbios 2:6).

Sí a la separación, no a la oposición. Eres la misma persona en casa, en la iglesia y en la oficina. Puedes anotar en tu agenda profesional citas privadas (por ejemplo, una visita al médico) para recordarlas. No oponer tus roles es reconocer las prioridades y las necesidades. Por ejemplo, aprovecha tus pausas para comer para llamar a tus seres queridos, poner la lavadora o recibir entregas.

3. Decide leer tus correos electrónicos con regularidad (decisión)

«Tus resoluciones serán coronadas por el éxito; la luz brillará en tus caminos» (Job 22:28).

Organízate como quieras, pero organízate. Por la mañana, antes del almuerzo, o al final del día, dedícate unos momentos a leer, procesar y responder a tus correos electrónicos.  Recomiendo consultar el buzón 4 o 5 veces al día o cada 3 horas. No dejes que el número de correos electrónicos no leídos te abrume o te desanime. El objetivo no es consultar tu buzón de correo cada 5 minutos, ya que, de lo contrario, te pasarías todo el tiempo haciendo solo eso. De hecho, esta es una de las razones por las que cada vez más personas renuncian a sus trabajos.

Hay personas que renuncian no porque no les guste su trabajo, sino porque sienten que siempre están en una situación de urgencia o temen tener que dedicar más tiempo a responder correos electrónicos (las solicitudes ah-oc) que a hacer lo que es importante. El reto consiste en integrar los imprevistos (las urgencias de los demás) sin alterar tus prioridades. Durante los primeros meses, este reto te parecerá imposible o difícil de llevar a cabo.  No te rindas. Cuanto más autónomo seas, mejor podrás anticipar tus prioridades y gestionar los imprevistos.  Si, a pesar de todo, este sentimiento persiste a pesar de que eres autónomo y has rezado pidiendo la ayuda del SEÑOR, es una señal de que necesitas ayuda en tu puesto o una advertencia del ESPÍRITU SANTO que te pide que te prepares para dejar tu puesto.  He escrito «prepararte para dejar» y no «dejar», porque una salida se prepara.

4. Etiqueta o categoriza (identificación)

Las etiquetas son para los correos electrónicos no leídos o no procesados. Etiquetar o categorizar tus correos electrónicos te permite distinguir los correos electrónicos a los que debes responder, aquellos para los que debes realizar alguna acción y aquellos que solo debes leer.

5. Crea carpetas (organización)

«Hay un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar», mi reformulación de la famosa cita del escocés Samuel Smiles (1812-1904).

Es bien sabido que un espacio ordenado es bueno para el ánimo. Del mismo modo, un correo electrónico organizado es un factor de productividad. Las carpetas te permiten encontrar rápidamente un correo electrónico (o el último correo electrónico de una serie de intercambios). Personalmente, tengo carpetas por tema y, si es necesario, subcarpetas para correos electrónicos recurrentes. Solo dejo en la bandeja de entrada los correos electrónicos no leídos o no procesados.

6. Elimina los correos electrónicos que no aportan ningún valor añadido (despeja el espacio)

«El que se relaja en su trabajo es hermano del que destruye» (Proverbios 18:9).

No sirve de nada guardar correos electrónicos sin ningún valor añadido en tu bandeja de entrada. Normalmente se trata de correos electrónicos de agradecimiento, felicitaciones (cumpleaños, Navidad, Año Nuevo, etc.) o enhorabuena. Una vez que los hayas leído y respondido, puedes eliminarlos.

7. Toma notas

Existen aplicaciones como Pense-bête y Post-it que te permiten anotar tu lista de tareas pendientes (cosas por hacer) o tu lista de temas a tratar (temas para discutir). Tomar notas te ayudará a organizarte y evitará que olvides lo que es importante en favor de lo que es urgente.

** Jambo = Buenos días en swahili (Tanzania)

** Ahoj = Buenos días en eslovaco